Wer sich an die Ombudsstelle wenden will, muss dies schriftlich tun. Das Beschwerdeformular kann auf der Homepage der Ombudsstelle (www.ombudsstelle-investmentfonds.de) heruntergeladen werden. Weitere Voraussetzung ist laut Büroleiter Timm Sachse, dass der Antragsteller durch einen Depotauszug nachweist, dass er im Besitz der strittigen Fondsan-teile ist.
Außerdem muss der Anleger den Sachverhalt darlegen und kurz erklären, was er will. Etwa: „Ich möchte, dass meine Anteile zurückgenommen werden.“ Oder aber: „Ich möchte Schadenersatz“. Einen Rechtsanwalt brauche man dazu nicht, betont Sachse: „Man muss den Sachverhalt nicht juristisch aufschlüsseln, sondern einfach zusammenfassen, was passiert ist.“
Sind die formalen Voraussetzungen erfüllt und die Unterlagen eingereicht, wird eine Vorprüfung durchgeführt. Im nächsten Schritt wird die Gesellschaft angeschrieben und um eine Stellungnahme binnen eines Monats gebeten. Wenn sich das Verfahren bis dahin nicht erledigt hat, kann der Beschwerdeführer noch einmal auf die Stellungnahme der Gesellschaft antworten. Dann geht die Sache an den Ombudsmann, der einen Schlichtungsvorschlag unterbreitet, soweit das möglich ist. Diesen können die Parteien annehmen oder ablehnen.